Para ti que vives inmerso en el mundo empresarial, no es un secreto que a diario el aumento de información es uno de los factores de riesgo a los cuales las organizaciones se enfrentan constantemente.
Almacenar, administrar, preservar, consultar y ordenar toda la información puede parecer una labor agotadora e interminable, sin embargo, hoy en día encontramos múltiples casos de éxito que han obtenido beneficios significativos y mejoras en su eficiencia empresarial al implementar sistemas de gestión documental en sus procesos.
Muchas organizaciones aún acumulan folders que cada año lo único que hacen es reducir sus espacios físicos; obtener cualquier tipo de información de estos sistemas de almacenamiento es una labor que puede llevar varias horas e incluso días y que en ocasiones no brindan resultados exitosos. Es aquí el momento en que la gestión y automatización documental libera a las organizaciones del estrés de procesos interminables obteniendo eficiencia, ahorro, seguridad y optimización general.
Ahora, ¡sí!, aunque puede parecer una tarea interminable la implementación de un proceso de gestión y automatización de datos requiere de la digitalización de los mismos. Sin embargo, en el momento en que el proceso esté 100% estandarizado tu organización obtendrá diversos beneficios que aumentarán la eficiencia empresarial. Hoy haremos inmersión en tres de los más significativos.
ESTANDARIZACIÓN: es quizá una de las más importantes. La gestión y automatización de datos unificará los procedimientos para el desarrollo de las tareas, estableciendo el mismo modelo para todas las áreas de la empresa y permitiendo obtener un observación general de toda la organización simultáneamente.
CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN: como bien lo mencionamos anteriormente la información queda localizada en un solo lugar, esto facilitará la búsqueda y seguimiento de los procesos mejorando la productividad y eficiencia de los flujos de trabajo.
SEGURIDAD Y PERMISOS DE ACCESO: aunque sabemos que el sistema tradicional no esta a disposición de todos los empleados, somos conscientes que tanto papeleo es propenso a pérdidas o desgastes. Digitalizar la información y permitir el acceso solo a quienes son verdaderos responsables permitirá tener mejor control sobre las personas que gestionan la información.
Kairos Content Server realiza el seguimiento y control de la documentación que ingresa a la organización y administra su ciclo de vida, permitiendo aplicar las tablas de retención documental.
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