Políticas y procedimientos de tratamiento de la información de COGNOSONLINE SOLUTIONS COLOMBIA S.A.

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, Cognosonline Solutions Colombia SA, en calidad de responsable y encargado del tratamiento de los datos personales de los titulares que reposan en sus bases de datos, han adoptado estas Políticas de Tratamiento de la Información para garantizar que la recolección y tratamiento que se hace de los datos personales se ajuste las disposiciones legales vigentes. Las políticas dan cumplimiento a los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012, así como el Decreto 1074 de 2015, en lo relacionado con la adopción de un manual interno de políticas y procedimientos para el adecuado cumplimiento de la ley de protección de datos, así como para regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos personales de Clientes, Personal, Aspirantes, Prospectos, Proveedores, Socios y Visitantes; los cuales son recolectados por Cognosonline Solutions Colombia S.A.
  1. Estas Políticas están dirigidas a:
    • Clientes, Personal, Aspirantes, Prospectos, Proveedores, Socios y Visitantes de Cognosonline Solutions Colombia S.A.
    • Encargados del tratamiento de los datos en nombre y representación de Cognosonline Solutions Colombia S.A.
    • Titulares de la información personal tratada por Cognosonline Solutions Colombia S.A.
  2. Información del responsable del tratamiento de los datos:
    • Cognosonline Solutions Colombia S.A.
    • Dirección: Carrera 47ª No. 91-73 de Bogotá D.C
    • Nit: 830.074.045-1
    • Teléfono: (57) 1 919 1100
    • Correo: protecciondatos@cognosonline.com
  3. Normatividad aplicable:
  4. El documento se rige por las disposiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, y en el Decreto 1074 de 2015 “Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo”. El manual tendrá aplicación a los datos personales que se encuentren registrados en las bases de datos de Clientes, Personal, Aspirantes, Prospectos, Proveedores, Socios y Visitantes de CognosOnline Solutions Colombia S.A.

  5. Vigencia de las Bases de Datos:
  6. Cognosonline Solutions Colombia S.A aplicará las políticas y procedimientos contenidos en el presente documento a las bases de datos con datos personales Clientes, Personal, Aspirantes, Prospectos, Proveedores, Socios y Visitantes durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades mencionadas en estas políticas, y mientras sea necesario para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales.

  7. Principios de la Ley 1581 de 2012:
  8. De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 artículo 4, el tratamiento de datos personales por parte del responsable se regirá por los siguientes principios:

    • Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento de los datos personales hecho por Cognosonline Solutions Colombia SA se sujeta a las disposiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y las normas que la modifiquen o reglamenten.
    • Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales por parte de Cognosonline Solutions Colombia SA obedece a la finalidad informada a los Titulares de la información por medio de estas políticas y las autorizaciones.
    • Principio de libertad: El tratamiento de datos personales por parte de Cognosonline Solutions Colombia SA o sus encargados se hará con la autorización previa, expresa e informada por parte del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve la autorización previa del titular.
    • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No debe hacerse el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
    • Principio de transparencia: Cognosonline Solutions Colombia SA garantizará el derecho de los titulares a obtener información acerca de la existencia de los datos personales que le conciernan.
    • Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de los datos personales sólo puede hacerse por las personas autorizadas por el titular. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a sus titulares y terceros autorizados.
    • Principio de seguridad: Cognosonline Solutions Colombia SA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos objeto de tratamiento, en particular para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.
    • Derechos que le asisten a los Titulares de la Información

    De conformidad con lo establecido por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene derecho a:

    • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
    • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
    • Ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
    • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio en el caso en que haya una violación por parte de los Responsables del Tratamiento, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y otras normas que los modifiquen, adicionen o complementen.
    • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
    • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

  9. Tipos de bases de datos
  10. Cognosonline Solutions Colombia S.A tiene diferentes tipos de bases de datos en las que actúa como responsable de la información de acuerdo a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, las bases de datos se clasifican de la siguiente forma incluyendo los tipos de datos recolectados:

    • Clientes: Datos de identificación, de ubicación, de contenido socioeconómico.
    • Personal: Datos de identificación, de ubicación, sensibles, de contenido socioeconómico.
    • Aspirantes: Datos de identificación, de ubicación, sensibles, de contenido socioeconómico.
    • Prospectos: Datos de identificación, datos de ubicación, datos de contenido socioeconómico.
    • Proveedores: Datos de identificación, de ubicación, de contenido socioeconómico.
    • Socios: Datos de identificación, de ubicación.
    • Visitantes: Datos de identificación, de ubicación, de contenido socioeconómico.

    Teniendo en cuenta el objeto social de Cognosonline Solutions Colombia S.A, en ejecución de contratos de prestación de servicios, podrá en algunos casos tratar datos personales en los que sus clientes son responsables o encargados de la información. En estos eventos, Cognosonline Solutions Colombia S.A actuará en calidad de encargado o subencargado de la información de acuerdo con lo establecido por la Ley 1581 de 2012.

    Cuando Cognosonline Solutions Colombia S.A actúe como encargado o subencargado de la información, dará cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, específicamente a los deberes establecidos en el artículo 18.

  11. Datos Personales Recolectados:
  12. Como responsable de la información, Cognosonline Solutions Colombia S.A recolecta y trata los siguientes datos personales:

    Datos Clientes:
    • Nombre y apellidos
    • Tipo y número de identificación
    • Compañía
    • Cargo
    • Contratos
    • Información tributaria y contable
    • Actividad económica
    • Dirección y ciudad
    • Teléfonos
    • Correo electrónico

    Datos Personal:
    • Nombre y apellidos
    • Tipo y número de identificación/ciudad de expedición
    • Estado civil
    • Huella
    • Cuenta Bancaria
    • Fecha y lugar de Nacimiento
    • Nacionalidad
    • Sexo
    • Imagen
    • Cargo en la empresa
    • Dirección y ciudad de Residencia
    • Teléfonos
    • Correo electrónico
    • Resultados médicos y psicológicos
    • Estrato social
    • Certificaciones laborales
    • Hoja de Vida
    • Fecha de Ingreso/ Retiro
    • RH
    • Salario
    • Áreas de trabajo
    • Tipo de contrato
    • Firma
    • Datos generales para la afiliación y aportes al Sistema de Seguridad Social, incluyendo los datos familiares y de menores de 18 años.
    Datos Aspirantes:
    • Nombre y apellidos
    • Tipo y número de identificación/ciudad de expedición
    • Sexo
    • Huella
    • Fecha y lugar de Nacimiento
    • Nacionalidad
    • Teléfonos
    • Correo electrónico
    • Resultados médicos y psicológicos
    • Dirección y ciudad de Residencia
    • Certificaciones laborales
    • Hoja de Vida
    Prospectos:
    • Nombre y apellidos
    • Compañía
    • Cargo
    • Teléfonos
    • Correo electrónico
    • Dirección y ciudad
    Datos Proveedores:
    • Nombre y apellidos
    • Tipo y número de identificación
    • Nombre de la empresa
    • Teléfonos
    • Contratos/ ordenes de servicio
    • Información tributaria y contable
    • Correo electrónico
    • Dirección y ciudad
    • Cuenta Bancaria
    Datos Socios:
    • Nombre y apellidos
    • Tipo y número de identificación
    • Fecha y lugar de expedición del documento de identidad
    • Fecha y lugar de nacimiento
    • Ciudad y dirección de residencia
    • Correo electrónico
    • Firma electrónica
    • Teléfonos
    Datos Visitantes:
    • Nombre y apellidos
    • Tipo y número de identificación
    • ARL/EPS
    • Teléfono
    • Nombre de la empresa
  13. Tratamiento y finalidad de los datos:
  14. Tratamiento de los datos: De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, el responsable recolecta los datos personales de Clientes, Personal, Aspirantes, Prospectos, Proveedores, Socios y Visitantes para almacenarlos, consultarlos, usarlos, transmitir, transferir y en general proceder con su tratamiento para dar cumplimiento a las finalidades que se mencionan a continuación.

    Finalidad de la Autorización:

    El Tratamiento de los datos personales de los Titulares se llevará a cabo por parte de Cognosonline Solutions Colombia S.A y los encargados que designe, con las siguientes finalidades:

    Finalidades Clientes:
    • Contactar para el ofrecimiento de bienes y/o servicios de la empresa.
    • Formalizar y ejecutar la contratación de los bienes y/o servicios suministrados.
    • Gestión contable, fiscal y administrativa para la facturación, el cobro y cumplimiento de obligaciones fiscales, legales o administrativas.
    • Envío información relacionada con el objeto social de la empresa. Desarrollo de actividades de conocimiento del cliente, relacionamiento comercial, publicitario y gestión de ventas.
    • Desarrollo de campañas de actualización de datos o para informar cualquier cambio en las políticas de manejo de la información.
    • Atención de quejas y reclamos.
    • Desarrollo de estudios de mercado y encuestas enfocados en la actividad de la empresa Elaboración de actas de inicio o finalización de contrataciones y demás documentos durante la prestación de los servicios.
    • Desarrollo de procesos de auditoría interna y externa.
    • Transmisión y transferencia nacional o internacional de datos tanto por quien tenga la función de responsable como por quien sea encargado para los fines del tratamiento autorizado o para propósitos de almacenamiento y/o eventuales servicios de hosting o cloud computing (computación en la nube) que la empresa contrate o requiera.

    Finalidades Personal:
    • Realizar procesos de selección de Personal de acuerdo a los procesos administrativos definidos por la Compañía.
    • Realizar los trámites necesarios para la celebración de los contratos laborales y demás trámites de contratación.
    • Desarrollo de actividades de formación, capacitación, evaluación de competencias y de desempeño.
    • Gestión de nómina y cumplimiento de obligaciones legales y contractuales derivadas de los contratos de trabajo.
    • Afiliación a seguridad social, caja de compensación familiar y demás obligaciones legales (empleados y sus beneficiarios).
    • Desarrollo de actividades de bienestar y prevención de riesgos laborales. Control de horarios de ingresos y salidas de las instalaciones
    • Desarrollo de auditorías de calidad Contacto a familiares en caso de emergencia Envío información relacionada con el objeto social de la empresa.
    Finalidades Persona:
    • Estudios de seguridad y desarrollo de exámenes médicos por parte de entidades autorizadas y especializadas.
    • Desarrollo de campañas de actualización de datos o para informar cualquier cambio en las políticas de manejo de la información.
    • Transmisión y transferencia nacional o internacional de datos tanto por quien tenga la función de responsable como por quien sea encargado para los fines del tratamiento autorizado o para propósitos de almacenamiento y/o eventuales servicios de hosting o cloud computing (computación en la nube) que la empresa contrate o requiera.
    Finalidades Aspirantes:
    • Realizar procesos de selección de Personal de acuerdo a los procesos administrativos definidos por la Compañía.
    • Estudios de seguridad y desarrollo de exámenes médicos por parte de entidades autorizadas y especializadas.
    • Desarrollo de campañas de actualización de datos o para informar cualquier cambio en las políticas de manejo de la información.
    • Transmisión y transferencia nacional o internacional de datos tanto por quien tenga la función de responsable como por quien sea encargado para los fines del tratamiento autorizado o para propósitos de almacenamiento y/o eventuales servicios de hosting o cloud computing (computación en la nube) que la empresa contrate o requiera.
    Finalidades Candidatos Comerciales:
    • Contactar por cualquier medio para el ofrecimiento de bienes y/o servicios de la empresa
    • Desarrollo de estudios de mercado y encuestas enfocados en la actividad de la compañía
    • Desarrollo de actividades de conocimiento del cliente, relacionamiento comercial, publicitario y gestión de ventas.
    • Desarrollo de campañas de actualización de datos o para informar cualquier cambio en las políticas de manejo de la información.
    • Envío información relacionada con el objeto social de la empresa
    • Transmisión y transferencia nacional o internacional de datos tanto por quien tenga la función de responsable como por quien sea encargado para los fines del tratamiento autorizado o para propósitos de almacenamiento y/o eventuales servicios de hosting o cloud computing (computación en la nube) que la empresa contrate o requiera.
    Finalidades Proveedores:
    • Contacto para la invitación a procesos de contratación, solicitud de cotizaciones, evaluación de propuestas y evaluación de servicios.
    • Contacto para el envío de información derivada de la relación comercial con la empresa.
    • Seguimiento y ejecución de la prestación de los servicios
    • Administración y operación de los procesos de compra de la empresa
    • Desarrollo de campañas de actualización de datos o para informar cualquier cambio en las políticas de manejo de la información.
    • Envío de información relacionada con el objeto social de la empresa.
    • Gestión contable, fiscal, administrativa para el pago y cumplimiento de obligaciones fiscales, legales o administrativas.
    • Contacto para el ofrecimiento de bienes y/o servicios de la empresa
    • Transmisión y transferencia nacional o internacional de datos tanto por quien tenga la función de responsable como por quien sea encargado para los fines del tratamiento autorizado o para propósitos de almacenamiento y/o eventuales servicios de hosting o cloud computing (computación en la nube) que la empresa contrate o requiera.
    Finalidades Socios Control de accionistas:
    • Cumplimiento de obligaciones legales
    • Pago de obligaciones a cargo de la empresa
    • Desarrollo de campañas de actualización de datos o para informar cualquier cambio en las políticas de manejo de la información.
    • Transmisión y transferencia nacional o internacional de datos tanto por quien tenga la función de responsable como por quien sea encargado para los fines del tratamiento autorizado o para propósitos de almacenamiento y/o eventuales servicios de hosting o cloud computing (computación en la nube) que la empresa contrate o requiera.
    Finalidades Visitantes:
    • Control de seguridad del ingreso y salida de las instalaciones
    • Recolección de información en caso de emergencia
    • Cumplimiento de obligaciones legales
  15. Autorización:
  16. De conformidad con la Ley, el tratamiento de datos personales por parte de Cognosonline Solutions Colombia S.A requiere del consentimiento previo, expreso e informado del titular. Lo anterior, sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley:

    1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial,
    2. Datos de naturaleza pública,
    3. Casos de urgencia médica o sanitaria,
    4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos,
    5. Datos relacionados con el Registro civil de las personas.

    En nuestros procedimientos se presentan los formatos de autorización para cada una de las bases de datos de las que Cognosonline Solutions Colombia S.A es Responsable, con el fin de obtener el consentimiento para la recolección y tratamiento de datos personales de Clientes, Colaboradores, Aspirantes, Candidatos comerciales, Proveedores, Socios y Visitantes.

    CognosOnline Solutions Colombia S.A ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, con el fin de poder verificar el otorgamiento de dicha autorización.

    Autorización para el tratamiento de datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. La recolección de estos datos se hará informando el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas al tratarse de datos Sensibles.

    Autorización para el tratamiento de niños, niñas y adolescentes: Cognosonline Solutions Colombia S.A, como responsable del tratamiento, se asegurará que en el tratamiento de información de niños, niñas y adolescentes se respeten sus derechos.

    Cognosonline Solutions Colombia S.A, utilizará estos datos en las bases de datos en las que actúa como Responsable del tratamiento, para lo siguiente:

    • Para la inclusión de los beneficiarios menores de edad para la EPS y caja de compensación familiar (nombres, apellidos, número de identificación, sexo, nivel educativo, dirección de residencia).
    • Para la participación en actividades de bienestar ofrecidos por Cognosonline Solutions Colombia S.A, donde hacen parte los hijos de los trabajadores. (nombre, apellidos y edad).
    Metodología para recolectar la autorización

    Las autorizaciones para el tratamiento de los datos personales, son recolectadas por Cognosonline Solutions Colombia S.A de la siguiente forma:

    Clientes:

    • En las instalaciones de Cognosonline Solutions Colombia S.A por parte de los funcionarios del área comercial, al momento de formalizar la adquisición de los bienes y/o servicios ofrecidos.
    • En eventos publicitarios o comerciales en los que el cliente solicite información para la adquisición de los bienes y/o servicios ofrecidos.
    Personal:
    • Al momento de formalización del contrato entre los empleados y la empresa.
    • Aspirantes
    • Al momento de iniciar el proceso de selección
    Prospectos
    • En eventos publicitarios o comerciales en los que el cliente solicite información para la adquisición de los bienes y/o servicios ofrecidos.
    • Mediante el diligenciamiento de formularios en la página web o correo electrónico.
    Proveedores:
    • En el proceso de presentación de ofertas/propuestas y selección de proveedores.
    • Mediante el diligenciamiento de formularios en la página web o correo electrónico.
    • Socios
    • Por medio del formulario de autorización para el uso de datos personales de Socios.
    • Visitantes
    • En la recepción de las instalaciones de Cognosonline Solutions Colombia S.A
    Aviso de Privacidad:

    Con el fin de mantener informados a los titulares de la información, Cognosonline Solutions Colombia S.A informará por medio del aviso de privacidad acerca de la existencia de estas políticas de tratamiento de información aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

    En el Anexo 1 de este documento se presenta el formato de aviso de privacidad definido por Cognosonline Solutions Colombia S.A para informar acerca de la existencia de estas políticas de tratamiento de la información.

    El Aviso de Privacidad se encontrará publicado en: - Página web: https://cognosonline.com/co/politica-de-datos/ Aviso de Privacidad Visitantes: En físico en las instalaciones de la Compañía

  17. Transferencia y transmisión internacional de datos personales:
  18. Cognosonline Solutions Colombia S.A en cumplimiento de su objeto social, podrá hacer transmisiones y/o transferencias internacionales de datos personales de los titulares en su calidad de Responsable o Encargado del tratamiento de la información.

    Para las transferencias y transmisiones internacionales de datos personales de los titulares, Cognosonline Solutions Colombia S.A observará lo previsto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 artículos 2.2.2.25.5.1 y siguientes, así como las normas que reglamenten o modifiquen las anteriores disposiciones.

  19. Procedimiento para el ejercicio de los derechos de los titulares:
  20. Consultas: El titular o sus causahabientes, podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos en las que Cognosonline Solutions Colombia S.A actúa como responsable o encargado de la información, de conformidad con el siguiente procedimiento:

    • El Titular de los datos personales tiene derecho a consultar los datos que reposan en las base de datos, dirigiendo una comunicación escrita a la empresa ubicada en la Carrera 47ª No. 91-73 de Bogotá D.C, o a través del correo electrónico protecciondatos@cognosonline.com
    • Todas las solicitudes de consulta que se hagan a Cognosonline Solutions Colombia S.A, deberán ser atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

    Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las bases de datos en las que Cognosonline Solutions Colombia S.A actúa como Responsable o Encargado de la información, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo, siguiendo el siguiente procedimiento:

    • El Titular o los causahabientes de los datos personales, tienen derecho a presentar reclamos con el objeto de corregir, actualizar, o suprimir, o cuando adviertan un presunto incumplimiento de la Ley 1581 de 2012, dirigiendo una comunicación escrita a la empresa ubicada en la Carrera 47ª No. 91-73 de Bogotá D.C., o a través del correo electrónico protecciondatos@cognosonline.com. La comunicación escrita deberá contener como mínimo la siguiente información:
      • El nombre, domicilio e identificación del titular.
      • Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante. -La descripción clara y precisa de los hechos y los datos personales que dan lugar a presentar la reclamación.
      • La documentación que pretenda hacer valer con la reclamación.
    • Si Cognosonline Solutions Colombia S.A., considera que el reclamo se presentó de forma incompleta, requerirán al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
    • Una vez Cognosonline Solutions Colombia S.A., reciba un reclamo con el lleno de los requisitos, lo incluirá en sus bases de datos y lo identificará con una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recepción. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
    • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

    Rectificación: El titular tiene derecho a solicitar la rectificación de los datos personales que reposen en las bases de datos de Cognosonline Solutions Colombia S.A. La solicitud de rectificación se hará teniendo en cuenta el procedimiento para la presentación de reclamos mediante escrito radicado en las instalaciones ubicadas en la Carrera 47ª No. 91-73 o mediante correo electrónico protecciondatos@cognosonline.com, el titular deberá indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avalen su petición.

    Supresión: El titular de los datos personales tiene derecho a solicitar la supresión de sus datos. La supresión de datos personales se realiza mediante la eliminación total o parcial de la información personal según lo solicitado por el titular, no obstante, lo cual, Cognosonline Solutions Colombia S.A podrá negarse a la misma cuando:

    • El titular tenga el deber legal y/o contractual de permanecer en la base de datos.
    • La supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas o la investigación y persecución de delitos.
    • Los datos que sean necesarios para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular. La solicitud de supresión se hará teniendo en cuenta el procedimiento para la presentación de reclamos previa presentación del escrito en las instalaciones ubicadas en la Carrera 47ª No. 91-73 o mediante correo electrónico protecciondatos@cognosonline.com.

    Revocación: La autorización otorgada por los titulares podrá ser revocada en cualquier momento. No obstante, lo anterior, Cognosonline Solutions Colombia S.A podrá negarse a la misma cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. La solicitud de revocación se hará teniendo en cuenta el procedimiento para la presentación de reclamos previa presentación del escrito en las instalaciones ubicadas en la Carrera 47ª No. 91-73 o mediante correo electrónico protecciondatos@cognosonline.com.

  21. Deberes de Cognosonline Solutions Colombia S.A como Responsable del Tratamiento:
  22. En cumplimiento de lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, en las bases de datos en las que Cognosonline Solutions Colombia S.A actúa como Responsable del Tratamiento se dará cumplimiento a los siguientes deberes:

    • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; - Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;
    • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
    • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
    • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
    • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento; - Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012;
    • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
    • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012 y en estas políticas;
    • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
    • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
    • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
    • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  23. Deberes de los Encargados del Tratamiento de los Datos Personales:
  24. En cumplimiento de lo establecido en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, en las bases de datos en las que Cognosonline Solutions Colombia S.A o terceros actúen como Encargados de tratamiento, se dará cumplimiento a los siguientes deberes:

    • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; - Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
    • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley 1581 de 2012.
    • Actualizar la información reportada por el responsable del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
    • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley 1581 de 2012;
    • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
    • Registrar en la base de datos las leyendas “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2012;
    • Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
    • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
    • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella; - Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
    • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  25. Oficial de Protección de Datos / Líderes Bases de Datos:
    • Designación del Oficial de Protección de Datos:

    • El Oficial de Protección de datos será la persona responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.
    • Líderes de las bases de datos: Los siguientes son las áreas/cargos líderes de cada una de las bases de datos de las que Cognosonline Solutions Colombia S.A es Responsable del Tratamiento:
    • Clientes Digital - Directora de Mercadeo
    • Clientes Física - Analista Comercial
    • Candidatos Clientes (Prospectos) Digital - Directora de Mercadeo
    • Aspirantes Coordinador de Recursos Humanos Personal Digital - Coordinador de Recursos Humanos
    • Personal Física - Coordinador de Recursos Humanos
    • Proveedores Física - Directora Administrativa
    • Socios - Digital Coordinadora Contable
    • Visitantes - Física Asistente Administrativa
  26. Seguridad de la Información:
    • CognosOnline Solutions Colombia S.A implementa las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros objeto de tratamiento, con el fin de impedir la posibilidad de adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    • CognosOnline Solutions Colombia S.A, ha implementado, las siguientes Directrices o políticas con el fin de controlar el uso de los datos objeto de tratamiento, así como para otorgar un mayor nivel de seguridad a los registros, con el propósito de impedir la posibilidad de adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos:
    • Cláusula de confidencialidad de la información a cargo de los trabajadores de CognosOnline Solutions Colombia S.A.
    • Capacitaciones en ley 1581 de 2012 al personal de la organización que en razón de sus funciones hace tratamiento de datos personales.
    • Asignación de permisos de acceso a los usuarios encargados o responsables de cada proceso • Asignación de usuarios para acceso a cada uno de los equipos de cómputo (Portátil, servidor, Smartphone, o Tablet) de CognosOnline Solutions Colombia S.A.
    • Auditando de manera periódica el sistema de correo electrónico, para visualizar el flujo de archivos enviados y recibidos
    • Guardado y envío de documentos con contraseña y/o en formato pdf.
    • Activación de método de autenticación en 2 pasos para evitar accesos no autorizados a cuentas de correo.
  27. Publicación:
  28. El presente documento estará a disposición de los titulares de la información y encargados de la información en la página: http://cognosonline.com/wcontent/uploads/2016/11/politicas_2016.pdf y a solicitud del interesado en medio físico en las instalaciones de la Compañía.

  29. Vigencia:
  30. Estas políticas están vigentes desde el 15 de noviembre de 2017.

  31. Versión:
  32. El presente documento corresponde a la versión No.2 de las Políticas de tratamiento de información.

  33. Uso de la página web.
  34. El Usuario se compromete a:

    • No usar la Información con fines ilícitos;
    • No provocar intencionalmente daños, interrupciones, ineficacias o defectos en la funcionalidad de la Página Web;
    • No usar la Página Web para la transmisión o la instalación de cualquier virus o cualquier material de carácter difamatorio, ofensivo, o de naturaleza obscena o amenazadora;
    • No usar la Página Web de manera que constituya una violación a los derechos de las personas físicas o jurídicas (incluyendo sin carácter limitativo derechos de confidencialidad y derechos de autor);
    • No usar la Página Web para transmitir ningún material con fines publicitarios o de promoción sin el consentimiento previo de CognosOnline; y
    • No que en el supuesto de que el Usuario ostente algún derecho, acción o reclamación contra otro Usuario procedente del uso de la Página Web, ejercerá tal derecho, acción o reclamación independientemente de CognosOnline Solutions Colombia S.A y sin recurrir a ésta.
    • El Usuario indemnizará y contratará la defensa de CognosOnline Solutions Colombia S.A contra todas las reclamaciones, responsabilidades, daños, costes y gastos, incluyendo los de naturaleza legal, que se deriven del incumplimiento del presente Contrato o de cualquier uso de la Información o de la Página Web por el Usuario.
    • El Usuario reconoce que CognosOnline Solutions Colombia S.A no controla la naturaleza o el contenido de la Información o de los programas transmitidos o recibidos por el Usuario que utiliza la Página Web y que CognosOnline no examina, controla ni ejerce censura de ninguna forma respecto al uso que el Usuario destina a la Página Web.
  35. Propiedad intelectual
  36. El Usuario reconoce que todos los copyrights, derechos sobre marcas y otros derechos de propiedad intelectual e industrial de la Información pertenecen CognosOnline Solutions Colombia S.A se exceptúan de esto las publicaciones que eventualmente se publiquen como noticias o información de actualidad

    CognosOnline Solutions Colombia S.A no concede ninguna licencia o autorización de uso de ninguna clase sobre sus derechos de propiedad industrial e intelectual o sobre cualquier otra propiedad o derecho relacionado con esta página, los Servicios o los Contenidos.