Durante los últimos 10 años, las mejoras en la oferta de aprendizaje en línea, la disponibilidad generalizada de conectividad de banda ancha y los desarrollos en tecnologías web han ayudado a que el aprendizaje en línea no solo sea una herramienta educativa útil, sino también una parte esencial de la capacitación corporativa.
Tanto, de hecho, que el eLearning en general y la capacitación corporativa en línea, también conocida como “capacitación empresarial en línea”, en particular, se han convertido en un mercado de cien mil millones de dólares.
Dicho fenómeno sigue creciendo en este preciso momento, ya que la flexibilidad, efectividad y menor costo total de propiedad del aprendizaje online hacen que las empresas adopten cada vez más soluciones de aprendizaje corporativo en línea o que amplíen sus programas ya existentes de enseñanza y desarrollo corporativo basados en LMS.
Uno de los problemas que se ve más seguido es que no todos los sistemas de capacitación corporativa se hacen de la misma manera, lo que hace que elegir el LMS de capacitación corporativa adecuado sea un verdadero desafío cuando una empresa intenta dar sus primeros pasos en la capacitación de empleados en línea.
Por eso mismo, CognosOnline le brinda una serie de consejos que debe tener en cuenta a la hora de elegir su plataforma de capacitación corporativa (LMS), y todas las formas que puede estar respaldada.
Pero antes, y cabe aclarar, que todos los entornos corporativos varían, así que es posible que no necesite algunos de los elementos de la lista, o todo lo contrario, las necesidades de su empresa podrían indicar que su LMS necesite alguna funcionalidad adicional. Sin embargo, según nuestra amplia experiencia en el trato con clientes comerciales, creemos que esta lista es un excelente punto de partida para la empresa u organización promedio que busca soluciones de aprendizaje en línea.
1) Inicio de sesión único
Un requisito previo para cualquier tipo de software empresarial y no solo de aprendizaje en línea, es el inicio de sesión único (SSO, por sus siglas en inglés). Tener un sistema de autenticación adicional solo para su LMS no es solo una molestia (los empleados tienen que recordar e ingresar otra contraseña, etc.) sino también un tiempo de administración, ya que su departamento de informática tiene que hacer el doble del trabajo para asegurar todos sus Activos en línea. También presenta serios problemas de seguridad, ya que las políticas de caducidad de contraseñas no estarán sincronizadas entre su sistema de autenticación empresarial y su LMS.
2) Informes
Esperar hasta que los empleados intenten poner en práctica sus nuevas habilidades en su trabajo sería demasiado tarde, y no le dará la oportunidad de solucionar ningún problema en su material de capacitación sino hasta el próximo período que se realice este. Ahí es donde entra en juego la funcionalidad de informes de un LMS.
El aprendizaje en línea corporativo, con un LMS capaz, puede brindarle una perspectiva de acción en tiempo real, micro (enfocada) y macro (visión general) del progreso de la capacitación de sus empleados.
El LMS divide de manera intuitiva los informes según el tema, brindándole diferentes informes para el Sistema (una descripción general de eventos, como registros, inicios de sesión, etc., que se produjeron en un período de tiempo determinado); Usuarios (información sobre sus instructores y alumnos); Cursos (información sobre cursos particulares o grupos de cursos) y Pruebas (puntaje de prueba, participación, etc.).
También existe una vista adicional de “Línea de tiempo”, que le brinda una lista basada en el tiempo de cualquier acción que ocurra en su LMS (empleados que completen un curso, una sesión de seminario web, etc.).
Todos los tipos de informes tienen opciones de filtrado para que pueda reducir los resultados por fecha, tipo de usuario, trabajo, habilidades, grupos, categorías y muchas otras dimensiones, y solo ver los elementos que le interesan. Esto le permite crear sus propios informes, filtrando la base de datos para obtener la información que necesita, pasando de una descripción general a información sobre un solo usuario específico, curso o prueba con facilidad.
3) Importar y Exportar
La interoperabilidad con diferentes formatos de datos y buenas capacidades de importación y exportación son características esenciales de cualquier tipo de plataforma de aprendizaje en línea empresarial, ya que la mitad (o más) del trabajo que realiza un trabajador del departamento de informática es obtener datos de un programa y llevarlos a otro.
Obviamente, querrá que su software corporativo de aprendizaje en línea pueda participar en esa cadena. Primero, están las amplias opciones de importación de contenido. Hay plataformas que le permite importar e integrar en sus cursos todo tipo de archivos de contenido, desde los formatos estándar de MS Office (documentos de Word, presentaciones de PowerPoint, archivos de Excel) y documentos PDF, hasta numerosos formatos de imagen, audio y video, e incluso archivos de Flash, si los tiene.
Lo mejor de la importación es su funcionalidad, es decir, no es necesario convertir los documentos para que quepan en las plataformas, ya que el sistema lo hace automáticamente gracias a los motores de conversión de datos. Permitiendo incorporar fácilmente todos sus archivos empresariales y material de capacitación existentes en sus nuevos cursos basados en eLearning, lo que le ahorra una cantidad considerable de tiempo en el proceso.
4) Marca
La identidad corporativa importa, y la marca es una gran parte de eso, especialmente para empresas más grandes, el software empresarial debe poder adaptarse a sus pautas corporativas de apariencia. Esto comienza con la prominente visualización de los logotipos de la empresa y abarca temas, colores y fuentes personalizados, incluida la posibilidad de agregar exenciones de responsabilidad legales y de confidencialidad en cualquier página de la intranet.
Dentro de las plataformas de aprendizaje en línea empresarial existen las posibilidades que permiten agregar logotipos fácilmente y cambiar colores, fuentes y otras opciones de diseño a través de su interfaz de administración web. Y si prefiere simplemente usar un tema ya preparado, ya sea como sea, o para agregar sus propias personalizaciones, también existe la opción que viene con varios temas para elegir, que cubren todo el rango desde negocios informales, hasta lo mínimo y elegante.
5) Feedback
Hablamos sobre la necesidad de tener una “visión accionable” cuando hablamos de informes, pero hay otro método indispensable para obtener eso para su programa de capacitación: solicitarlo.
La retroalimentación de los usuarios es una de las herramientas más poderosas que puede utilizar para mejorar sus cursos, o cualquier otro proceso de negocios relacionado con los empleados, y es aún más poderoso cuando se integra en su plataforma de administración de eLearning en lugar de ser una idea de último momento.
Las plataformas de enseñanza empresarial en línea, le permite realizar encuestas y recopilar sus resultados automáticamente a través de la interfaz web. Aprovechar esto para obtener comentarios de los colaboradores es la mejor manera de entender su uso e identificar los puntos problemáticos en su programa de capacitación (qué cursos ofrecen el mayor valor, las lecciones que encuentran particularmente difíciles o no lo suficientemente completas, etc.).
Tener esta característica incorporada le permite manejarlo como una parte esencial de su flujo de trabajo de capacitación, en lugar de tener que recurrir a encuestas basadas en correo ad-hoc (que luego tendría que pasar y agregar sus resultados) a un tercero de servicios de encuesta.
6) flexibilidad de alojamiento
Los centros de datos corporativos han cambiado mucho con el auge de la nube. Algunas empresas utilizan abiertamente las ofertas de Cloud como Google Apps abiertamente, otras ofrecen sus propios servicios en plataformas de Cloud como AWS. Y otras prefieren mantener todo en su propio centro de datos, estrechamente controlado. Aún más común es una combinación de los tres enfoques, dependiendo del servicio.
Su plataforma LMS corporativa debería ofrecerle la misma flexibilidad de implementación, obteniendo un entorno LMS privado y seguro que no comparte recursos ni código con otras empresas, lo que le brinda la tranquilidad de un servicio administrado y con el mejor rendimiento y seguridad posibles.
7) soporte de ILT
El aprendizaje en línea es, por supuesto, una opción de capacitación excelente y comprobada, pero no siempre es el mejor enfoque. A veces, y para algunos sujetos de aprendizaje, necesita poder tener una sesión de entrenamiento en tiempo real, ya sea en el mundo físico o en línea.
Es por eso que su plataforma LMS debe brindar soporte para la capacitación dirigida por un instructor (ILT para abreviar), que es el nombre de la industria para las sesiones de capacitación en tiempo real que se administran a través de una plataforma de aprendizaje en línea.
La capacitación dirigida por un instructor puede realizarse en el mundo físico (por ejemplo, en un aula o en una sala de conferencias) o mediante videoconferencia y otros medios interactivos similares en tiempo real (en cuyo caso se conoce como un “seminario web”).
Para concluir, elegir el sistema de capacitación corporativo correcto no es una tarea fácil, ya que necesita asegurarse de que cubra todo tipo de necesidades comerciales dispares y al mismo tiempo juegue bien en su centro de datos, por eso en CognosOnline le ofrecemos toda la ayuda posible a la hora de elegir la plataforma adecuada de capacitación empresarial en línea.
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