¿Qué es onboarding? La práctica para el nuevo empleado

En un mundo empresarial que cambia rápidamente, entender qué es el onboarding se convierte en una pieza clave para el éxito organizacional. Este proceso no solo se trata de incorporar a los nuevos empleados, sino de hacerlo de tal manera que se potencien sus capacidades, se alineen con la cultura de la empresa y, en última instancia, contribuyan de manera efectiva a los objetivos de negocio desde el primer día.

La importancia del onboarding radica en su capacidad para transformar a los recién llegados en miembros valiosos y comprometidos del equipo, facilitando su adaptación y acelerando su productividad. A continuación, exploraremos cómo una estrategia de onboarding bien implementada puede marcar la diferencia en el proceso de integración de tus colaboradores y cómo CognosOnline puede ayudarte a diseñar e implementar este proceso vital con éxito en tu organización.

¿Qué es el onboarding en la incorporación de nuevos empleados?

El onboarding organizacional es una práctica que tiene como objetivo incorporar, de manera efectiva, a la fuerza laboral dentro de las organizaciones. En otras palabras, el onboarding es el proceso que le permite a los nuevos miembros adaptarse de forma más fácil a sus puestos de trabajo y al ambiente laboral dentro de la organización.

Un buen plan de incorporación de los nuevos empleados también ayuda a las organizaciones a tener una fuerza laboral más comprometida en poco tiempo, y a lograr que sus colaboradores tengan un mejor desempeño y mayor productividad, pues se van a sentir como parte funcional dentro de la organización. Hacer un buen onboarding es una tarea primordial y más adelante te explico cómo diseñar un buen plan paso a paso.

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Etapas del plan de onboarding

Como cualquier proceso dentro de las organizaciones, el onboarding se deberá llevar a cabo por varias etapas y con la ayuda y la gestión de recursos humanos. Consolidar un programa de onboarding no es un proceso rápido: se necesitará al menos entre 1 mes y 3 meses para un onboarding exitoso, y para empezar a arrojar resultados contundentes en torno al proceso de incorporación de nuevos empleados y su adaptación a la cultura de tu empresa.

Pero no te fijes en la duración del proceso de incorporación, lo importante es que sea efectivo. Con esto claro, a continuación te voy a explicar las 4 etapas por las que deberá pasar el nuevo trabajador a la hora ser parte del onboarding digital o presencial, y cómo funciona cada una de ellas; esto con el fin de que tu empresa pueda hacer un buen plan de incorporación de nuevos trabajadores.

Primera etapa: pre-onboarding

Algo que se debe tener en cuenta es que para facilitar el onboarding, será necesario crear un buen pre-onboarding, esto con el fin de acelerar el proceso de integración del trabajador. Este es un proceso que, como su nombre lo indica, se lleva a cabo antes de contratar al personal para garantizar que tanto la empresa como los aspirantes estén alineados con sus metas y objetivos.

El pre-onboarding será necesario para ir adelantando trabajo y que no se pierda tiempo ni recursos en el camino. Poder hablar de cómo funciona la empresa, la cultura de la empresa y la filosofía de la empresa, los horarios establecidos, las tareas que se asignarán y las reglas generales de la empresa durante el proceso de selección, será crucial para que los aspirantes estén al tanto de los objetivos de negocio y las expectativas que la empresa tiene.

Segunda etapa: onboarding

Luego del pre-onboarding, entramos al diseño de un plan de onboarding como tal. El onboarding es una práctica en la que el colaborador se incorpora a la empresa, conoce sus políticas, recibe capacitación en torno a su puesto de trabajo, conoce a sus compañeros y adquiere las herramientas necesarias para potenciar su trabajo. En otras palabras, aprende a sentirse parte de la empresa.

Lo más importante en el onboarding es acompañar a los nuevos integrantes de la organización con una formación personalizada, que esté orientada a que los colaboradores adquieran toda la información que sea útil y necesaria para una mejor adaptación y para que puedan hacer bien su trabajo. Hacer un recorrido por la empresa y sus departamentos, presenciar reuniones y capacitaciones, y llevar un proceso ininterrumpido será necesario para que el proceso de onboarding tenga éxito.

Tercera etapa: seguimiento

Es cierto que los procesos de onboarding no terminan el primer día de capacitación, y tampoco después de la primera semana. Si la organización quiere tener éxito con esta práctica, deberá no solo hacerla de manera constante, sino llevar un seguimiento para descubrir los puntos débiles y las ventajas de la misma.

Después de varias semanas y meses de llevar adelante este proceso de formación, saldrán los resultados que les permitirán a las organizaciones tomar acciones certeras en torno al desempeño y adaptación del colaborador.

Cuarta etapa: cierre

Después de conocer los puntos débiles y las fortalezas del proceso, se pueden tomar acciones certeras para dar por terminada esta etapa de formación. En este punto de cierre, es muy importante no solo verificar que las metas de aprendizaje se lograron, sino que, efectivamente, los nuevos trabajadores ya se sienten cómodos y parte integral del equipo de trabajo y la empresa.

No está de más hacer un seguimiento en las próximas semanas o meses para observar y garantizar que los resultados obtenidos durante el proceso de onboarding, estén siendo realmente efectivos y pertinentes.

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6 prácticas que se pueden llevar a cabo durante el onboarding e inducción con el nuevo trabajador

1. Materiales de bienvenida

Un buen plan de onboarding deberá incluir un paquete de bienvenida con la información básica sobre la empresa y los detalles sobre el equipo y sus funciones, para garantizar una mejor incorporación del nuevo talento. Esto podría incluir, entre otras cosas, un manual de bienvenida para el primer día de trabajo, que describa la cultura empresarial, los valores de la empresa y su historia, así como información práctica relacionada con los horarios, la ubicación de oficinas y demás recursos útiles. También es importante incluir elementos de marca, como una camiseta o artículos promocionales, para que los empleados se sientan parte de la identidad de la empresa desde el principio.

2. Presentaciones y reuniones

Todo programa de onboarding deberá tener reuniones iniciales para presentar al empleado nuevo a los líderes de la empresa. Esto no solo les brinda una visión general de la estructura jerárquica, sino que también les permite escuchar directamente de los líderes sobre la misión, visión y objetivos estratégicos de la empresa. Hacer un onboarding no es dejar al colaborador por su cuenta, poder acercarlo a los demás miembros de la organización contribuirá, de manera directa, a su compromiso con la misma.

3. Recorrido por las instalaciones

Para una mejor integración de los nuevos empleados, será necesario hacer un recorrido por las instalaciones de la organización. Esto ayuda a los nuevos empleados a familiarizarse con el espacio de trabajo, conocer la ubicación de las diferentes áreas, oficinas, salas de reuniones, baños y áreas de descanso, y la ubicación de recursos compartidos como impresoras, cafeteras, entre otros.

4. Formación y capacitación

La capacitación es una parte crucial de la integración de los nuevos trabajadores. Un buen proceso de onboarding puede abarcar desde la formación en herramientas y sistemas específicos utilizados en la empresa, hasta habilidades concretas que estén relacionadas con el puesto. Esto podría incluir capacitación en software de gestión de proyectos, procesos internos, cumplimiento normativo y cualquier otra competencia que sea relevante. Las empresas pueden ofrecer sesiones en persona, tutoriales en línea, videos y materiales de referencia para asegurarse de que los nuevos empleados adquieran las habilidades necesarias para realizar su trabajo de manera efectiva.

5. Retroalimentación y seguimiento

Programar reuniones regulares de retroalimentación entre los nuevos empleados y los supervisores es esencial para garantizar que estén en el camino correcto y abordar cualquier pregunta o inquietud que ellos puedan tener en su experiencia de onboarding. Estas reuniones brindan una oportunidad para discutir el progreso, identificar qué se debe mejorar y establecer metas claras para el futuro. La retroalimentación constante también ayuda a los empleados a sentirse valorados y apoyados en su desarrollo.

6. Actividades en grupo y eventos sociales

Organizar eventos sociales y actividades en equipos es una forma excelente de fomentar las relaciones entre los empleados, tanto nuevos como antiguos, y estimular un espacio más colaborativo dentro de la organización. Estos espacios pueden incluir almuerzos o cenas, actividades al aire libre, juegos de equipo y otras actividades que permitan la interacción de todos los trabajadores. La integración de nuevos colaboradores es una tarea que se hace entre todos los actores de la organización, por eso, las actividades de socialización son importantes, porque ayudan a los nuevos empleados a sentirse más cómodos.

¿Por qué es importante el onboarding en las organizaciones? Beneficios del onboarding

El onboarding es importante en las organizaciones porque acelera el proceso de incorporación de todos nuestros colaboradores. Solo así, las organizaciones podrán garantizar que la fuerza laboral trabaje de acuerdo a los requerimientos que exija la empresa y que se traducirán en los resultados de negocio que la organización espera obtener en el futuro.

A continuación, te contaré 6 razones o beneficios del onboarding para empresas, que aclararán tus dudas sobre su importancia.

1. Transmite la cultura organizacional

Uno de los aspectos fundamentales a la hora de recibir a nuestros nuevos empleados, es garantizar que ellos entiendan nuestra cultura organizacional. No solo basta con una inducción en la que se logre ejemplificar, en términos globales, la reglamentación de la empresa, hay que ir un poco más allá.

Conocer los valores, la misión, la visión y la estructura interna de la empresa, será el primer paso para lograr que los nuevos empleados alineen, de manera eficaz, sus objetivos personales y profesionales, con los objetivos generales de la organización, para lograr mejores resultados en el futuro.

3. Promueve mejores prácticas

Todo lo que sucede en el onboarding, es una cadena que se va tejiendo de a poco, pues nada puede ir separado de lo demás. Un colaborador que reconoce su trabajo, entiende la importancia de hacer bien sus actividades y sabe que esto va de la mano con los objetivos generales de la organización, va a mejorar la productividad y trabajará de mejor manera.

Un trabajador que esté bien adaptado a su trabajo y a su entorno laboral, va a adquirir mayor compromiso con las actividades que esté desempeñando, con sus compañeros de trabajo y con su empresa.

3. Mejora la motivación de los colaboradores

A medida de que los empleados se vayan adaptando a la organización, se van a sentir más cómodos dentro de la misma, y van a trabajar con mayor motivación en sus tareas diarias. Para esto, es importante garantizar no solo buenas oportunidades de crecimiento dentro de la organización, sino también un salario emocional que se traduzca en buen trato, capacitaciones, feedbacks constantes, entre otros.

Otra forma efectiva de garantizar esto es que, durante el proceso de onboarding, se procuren actividades grupales en las que los nuevos empleados conozcan a sus compañeros y el ambiente de trabajo se vuelva mucho más cordial y colaborativo.

4. Aclara los conceptos y conocimientos del puesto de trabajo

Un factor importante y al que muchas organizaciones le apuestan, es a contratar personal que se adapte fácilmente a su puesto de trabajo. La mejor manera de lograrlo es durante el onboarding. Esta es una práctica que permite ir más allá de la inducción, para que los colaboradores estén lo suficientemente preparados a la hora de asumir sus responsabilidades.

Ofrecer una capacitación en la que se aclaren los conceptos, se amplíen los conocimientos, se brinde la información necesaria y se resuelvan todas las dudas que el nuevo empleado pueda tener, será fundamental para un desempeño excelente.

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5. Permite reconocer el trabajo de sus compañeros

Como ya lo dije antes, el proceso de onboarding permite que los colaboradores nuevos conozcan a su equipo de trabajo y los diferentes departamentos que componen la organización. Esto ayudará a que el colaborador entienda cómo se estructura la empresa y quiénes son aquellos que trabajan junto a él.

Poder reconocer estos espacios y a sus compañeros de trabajo como parte fundamental de la empresa, ayudará a que los nuevos colaboradores entiendan el papel que estos juegan en la organización, y la importancia de desempeñar un rol igual o mejor que el de sus compañeros.

6. Disminuye la rotación empresarial

Mientras más cómodos y adaptados se sientan los nuevos colaboradores en sus áreas de trabajo, mejor será su relación con la empresa para la que trabajan. Entender sus funciones y cómo estas van de la mano con los objetivos específicos de sus compañeros y los objetivos globales de la organización, despertará compromiso en ellos.

Además de eso, disminuir la rotación y aumentar la retención empresarial también es disminuir los gastos que estos traen consigo, por lo que resulta ser un gana y gana para ambas partes.

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